Reconcilierea extraselor: din ore, în minute — pentru fiecare firmă pe care o ții

Import din orice bancă

Fiecare bancă exportă extrasul în alt format, iar cine ține mai multe firme lucrează lunar cu extrase de la bănci diferite.

• MT940, CSV sau Excel de la BT, BCR, BRD, ING, Raiffeisen, UniCredit, EXIM, Credit Europe, Libra, Patria, Garanti și altele
• Banca se recunoaște automat din fișier, fără să alegi manual formatul
• Un extras deja importat nu mai poate fi importat a doua oară din greșeală

Identificare automată a partenerului

În extras, plătitorul apare cu numele scris cum l-a scris banca lui — prescurtat, fără diacritice, cu SRL în față sau în spate.

• Partenerul e căutat după IBAN, apoi după CUI, apoi după nume
• Numele sunt comparate fără punctuație și indiferent de ordinea cuvintelor
• Încasările se leagă de clienți, plățile de furnizori

Potrivire plată ↔ factură

Un client plătește trei facturi într-o singură tranzacție, altul plătește parțial, iar numărul facturii apare undeva în explicație, scris cum a vrut el.

• Numărul facturii e citit din explicația plății, inclusiv liste și intervale (ex. „FCT 123, 124” sau „123-167”)
• O plată pe mai multe facturi se împarte automat, de la cea mai veche la cea mai nouă
• Când nu există număr de factură, potrivirea se face după sumă

Memorie IBAN

Aceiași plătitori necunoscuți apar lună de lună, și de fiecare dată cineva trebuie să-și amintească cine sunt.

• Când aplicația nu recunoaște plătitorul, îți arată partenerii cu facturi deschise și alegi tu
• Alegerea se salvează: data viitoare, același IBAN se completează singur
• O plată fără factură poate fi înregistrată direct ca avans

Parteneri speciali și comisioane

O bună parte din liniile extrasului nu sunt facturi: taxe la buget, salarii, utilități, comisioane și dobânzi bancare.

• Plătitorii recurenți (buget de stat, utilități, salarii) primesc o regulă fixă, după IBAN, CUI sau nume
• Comisioanele și dobânzile băncii se recunosc după codul tranzacției și primesc contul contabil corect
• Regulile noi se adaugă direct din ecranul de reconciliere

Rambursuri și procesatori de plăți

Curierul virează suma totală a rambursurilor, iar procesatorul de carduri virează încasările minus comisionul — și nimic nu se potrivește cu o factură anume.

• Rapoartele de ramburs de la Cargus, Fan Courier și Sameday se importă și se leagă de facturi după AWB, nume sau sumă
• Încasările prin Netopia și PayU se reconciliază cu tot cu comisioane
• Suma virată de curier sau de procesator se împarte pe facturile acoperite

Export în contabilitate

După reconciliere, rezultatul trebuie să ajungă în programul de contabilitate — de obicei tastat încă o dată, linie cu linie.

• SAGA: export XML și DBF, plus preluarea facturilor deschise din SAGA
• WinMentor: direct prin interfața WinMentor Enterprise sau prin fișier TXT
• NextUP: export și introducere automată

Mai multe firme, o singură aplicație

Un cabinet de contabilitate reconciliază extrase pentru zeci de clienți, fiecare cu băncile, partenerii și conturile lui.

• Alegi firma la pornire; conturile bancare, regulile și memoria IBAN sunt separate pe fiecare firmă
• Ce a învățat aplicația la un client nu se amestecă cu alt client
• Lista extraselor nereconciliate îți arată ce a rămas de lucrat

Scrie-ne despre extrasele tale

Cu ce bănci lucrezi, câte firme ții și în ce program de contabilitate înregistrezi plățile.