BankOn preia extrasele de cont primite de la bănci — MT940, CSV, XLS/XLSX sau XML — și le transformă în linii de tranzacții: data valutei, suma, partenerul cu IBAN-ul lui și detaliile plății. Banca și formatul fișierului sunt recunoscute automat de roboții de import, iar soldurile fiecărui extras sunt verificate la import.
Apoi reconciliază fiecare tranzacție cu facturile deschise: o încasare de la un client stinge facturile clientului, o plată către un furnizor stinge facturile furnizorului, un comision bancar merge pe contul de cheltuieli. Rezultatul se verifică într-un singur ecran și se trimite în programul de contabilitate (ERP).
Același flux funcționează și pentru borderourile de ramburs de la curieri și procesatori de plăți (Cargus, Fan Courier, Sameday, Netopia, PayU).
MT940, CSV, XLS/XLSX sau XML — banca și formatul sunt recunoscute automat după conținutul fișierului. Deschizi mai multe extrase deodată, iar fiecare tranzacție apare ca linie, lângă documentul original.
O încasare poate stinge mai multe facturi, începând cu cea mai veche, iar o factură poate fi stinsă din mai multe încasări. Suma rămasă de încasat sau de plătit se actualizează pe fiecare factură.
Partenerul e identificat după IBAN, nume sau CUI. Asocierile IBAN → partener învățate la reconciliere sunt păstrate, așa că la extrasele următoare partenerul e recunoscut chiar dacă numele e scris altfel.
Fiecare tip de tranzacție are o regulă: încasările de la clienți pe 4111, plățile către furnizori pe 401, comisioanele bancare pe 627, plățile la buget direct pe contul lor. Regulile se stabilesc la punerea în funcțiune și se aplică la fiecare extras.
Soldul final e comparat cu soldul inițial plus rulajul, fișierele importate de două ori sunt semnalate, iar pentru un IBAN necunoscut aplicația propune crearea contului. Tranzacțiile fără factură rămân vizibile ca nereconciliate și se pot exporta în Excel.
Reconcilierile verificate pleacă spre programul de contabilitate cu un singur buton, iar liniile trimise sunt marcate ca exportate. Legătura cu ERP-ul se face prin API sau prin note contabile, după programul folosit.
Reconcilierea caută, pentru fiecare încasare sau plată, facturile deschise ale partenerului. Le aduci din fișierele Excel exportate din programul de contabilitate, cu Importă Facturi Clienți și Importă Facturi Furnizori: poți înlocui toate facturile firmei sau poți adăuga doar pe cele care lipsesc.
Coloanele fișierului sunt recunoscute după o mapare stabilită o singură dată, deci poți folosi exportul obișnuit din contabilitate.
Apeși Deschide Extras și alegi unul sau mai multe fișiere. BankOn recunoaște banca și formatul, completează antetul (bancă, IBAN, număr, solduri) și creează câte o linie pentru fiecare tranzacție: codul și descrierea, data valutei, debit și credit, partenerul cu IBAN-ul lui și detaliile plății.
Extrasul original rămâne vizibil lângă date, iar fișierul este arhivat automat după import.
Apeși Reconciliere Extrase și alegi modul de lucru:
Regulile de reconciliere și roboții de import sunt configurați de echipa noastră la punerea în funcțiune.
Tabul Reconciliere arată, pentru fiecare linie de extras, factura sau contul pe care a fost repartizată suma. Tranzacțiile fără factură corespunzătoare rămân nereconciliate și le poți exporta în Excel pentru verificare.
Cu Trimiteți datele către ERP/Contabilitate reconcilierile pleacă în programul de contabilitate, iar liniile trimise sunt marcate ca exportate.
Borderourile primite de la curieri și procesatori de plăți (Cargus, Fan Courier, Sameday, Netopia, PayU etc.) se tratează la fel: le deschizi pe rând sau pe toate dintr-un folder, rulezi reconcilierea cu facturile clienților și trimiți rezultatul în contabilitate.