Facturile de la furnizori străini și cele primite doar ca PDF sau scan nu vin prin SPV, așa că se tastează de mână în contabilitate — cu alt flux și alt risc de greșeli decât facturile eFactura.
AIP (AI Invoice Processing) le citește cu inteligență artificială ca un om: extrage antetul (serie și număr, date, monedă, furnizor și client cu CUI și adresă, IBAN, totaluri și TVA defalcat pe cote) și fiecare linie de produs (cod articol, denumire, unitate de măsură, cantitate, preț unitar, valoare, cotă și valoare TVA). Verifică automat calculele și codurile fiscale, îți arată fiecare valoare pe documentul original și îți dă factura ca XML eFactura, gata de import în contabilitate la fel ca facturile din SPV.
Nu configurezi nimic pentru un furnizor nou, iar costurile AI și exportul eFactura sunt incluse în abonament.
Fiecare furnizor are alt format de factură. AIP nu cere câte un șablon pentru fiecare: citește furnizorul, clientul, liniile, totalurile și TVA-ul direct, iar facturile dificile trec automat printr-un model AI mai puternic.
Facturile în euro, în germană sau engleză sunt citite la fel de bine. Cele în valută primesc automat cursul BNR din data facturii, iar taxarea inversă și livrările intracomunitare sunt recunoscute și codificate corect.
Fiecare factură externă devine un XML eFactura (UBL 2.1, CIUS-RO) și se importă în orice program de contabilitate sau ERP care acceptă eFactura — în același flux ca facturile din SPV.
Fiecare linie e recalculată (cantitate × preț, TVA pe cotă), totalurile sunt comparate cu suma liniilor, iar CUI-ul și codul de TVA sunt verificate. Orice nepotrivire e semnalată înainte de export.
Merge cu PDF-uri cu text, PDF-uri scanate și imagini (PNG, JPEG). Codurile citite din imagine sunt comparate cu textul recunoscut, ca o cifră greșită să nu treacă neobservată.
Factura originală apare lângă datele extrase, cu fiecare valoare încadrată pe document. Un click pe un câmp îți arată unde e valoarea în document, și invers; corectezi direct în pagină, iar verificarea se reface imediat.
Tragi fișierul în pagină sau îl alegi din calculator, direct din browser. AIP acceptă PDF-uri cu text, PDF-uri scanate și imagini (PNG, JPEG) — facturi de la furnizori străini sau de la furnizori români care trimit factura doar ca PDF pe email ori pe hârtie.
Inteligența artificială citește factura și extrage antetul și fiecare linie de produs, în orice limbă și în orice monedă. Facturile în valută primesc cursul BNR din data facturii, iar taxarea inversă și livrările intracomunitare sunt codificate corect. Câmpuri suplimentare (comandă, aviz, lot, discount pe linie) se pot adăuga la cerere.
Înainte de export, AIP verifică automat fiecare factură:
Factura originală apare lângă datele extrase; corectezi direct în pagină, iar verificarea se reface imediat.
Factura verificată devine un XML eFactura (UBL 2.1, CIUS-RO) și intră în același flux de import ca facturile din SPV. Integrarea cu programul tău se face în varianta potrivită:
Adaptările și fluxurile specifice firmei tale se ofertează separat.
Clipuri scurte, înregistrate în aplicație pe facturi demo: de la încărcarea facturii până la XML-ul eFactura.
AIP preia facturile primite de la furnizori și le transformă în facturi eFactura, cu ajutorul AI. Lista arată pentru fiecare factură furnizorul, numărul, data, totalul și statusul. Cu filtrul de status vedem separat facturile neprocesate, procesate sau eșuate. Deschidem o factură ca să comparăm datele extrase cu documentul original. Când totul e în regulă, descărcăm XML-ul și îl importăm în ERP.
Facturile primite de la furnizori se încarcă în AIP cu butonul Adaugă. Se deschide fereastra de încărcare, unde alegem fișierele PDF. Putem încărca mai multe facturi deodată, de la furnizori din țară sau din străinătate. Confirmăm încărcarea. Facturile apar în listă cu numărul de pagini, gata de procesare cu AI.
Selectăm facturile pe care vrem să le procesăm. Apăsăm Procesează: AI-ul citește fiecare factură, inclusiv pe cele scanate. Cât timp lucrează, facturile au statusul În procesare. Gata: AI-ul a extras furnizorul, numărul, data și totalul fiecărei facturi. Statusul arată imediat ce factură e validă și unde trebuie verificat ceva.
Deschidem o factură procesată: în stânga documentul original, în dreapta datele extrase de AI. Dăm click pe un câmp, iar AIP arată pe document de unde a fost citit. Merge și invers: un click pe document ne duce la câmpul corespunzător. Datele sunt grupate pe secțiuni: factură, furnizor și cumpărător. Urmează liniile facturii, cu cantitate, preț, valoare și TVA. La final, totalurile tipărite pe factură sunt verificate automat cu suma liniilor.
Această factură are o problemă: suma liniilor nu se potrivește cu totalul net tipărit. Dăm click pe problemă, iar AIP ne duce direct la câmpul cu eroarea. Pe document, liniile însumează 570 + 635 = 1.205 EUR. Corectăm totalul net. Corectăm și totalul de plată. Problema a dispărut, iar factura este acum validă. Descărcăm factura în format XML eFactura, gata de importat în ERP.